Die Digitalisierung stellt gerade kleine und mittelständische Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das effiziente Management von digitalen Dokumenten. Doch welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speziell für den Mittelstand und worauf sollte bei der Auswahl einer Lösung geachtet werden?
Zentrale Ablage und Volltextsuche steigern die Effizienz
Ein DMS ermöglicht es, alle Dokumente digital an einem zentralen Ort abzulegen und zu verwalten. Die Zettelwirtschaft hat endlich ein Ende und stundenlanges Suchen in Aktenordnern gehört der Vergangenheit an. Dank integrierter Volltextsuche findet man benötigte Informationen in Sekundenschnelle. Zudem werden Änderungen an Dokumenten automatisch versioniert und protokolliert, was die Nachvollziehbarkeit erhöht und bei Audits oder internen Nachweispflichten von grossem Vorteil ist.
Mobiles Arbeiten und Kollaboration leicht gemacht
Moderne DMS-Lösungen erlauben einen mobilen Zugriff, sodass Mitarbeitende von überall aus berechtigungsgesteuert auf benötigte Dokumente zugreifen können – sei es im Homeoffice, auf Dienstreisen oder im Aussendienst. Zudem ermöglichen sie kollaboratives Arbeiten an Dokumenten ohne endloses E-Mail-Pingpong. Klar definierte Workflows sorgen für schnellere und transparentere Abläufe.
Revisionssichere Archivierung gewährleistet Compliance
Gerade für den Mittelstand ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben essenziell. In der Schweiz sind dies insbesondere:
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- Obligationenrecht
Diese stellen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – vergleichbar mit den deutschen GoBD. Ein DMS mit entsprechenden Compliance-Funktionen stellt eine revisionssichere Archivierung sicher und gewährleistet die automatische Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. So werden rechtliche Risiken minimiert.
Kosten senken, Kunden begeistern
- Reduzierten Papierverbrauch
- Geringeren Druckaufwand
- Eingesparten Archivplatz
Gleichzeitig steigt die Kundenzufriedenheit, da Mitarbeitende durch den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente professioneller und zügiger auf Anfragen reagieren können.
ecoDMS: Die massgeschneiderte Lösung für den Mittelstand
Neuer Webclient für noch intuitiveres Arbeiten
In Kürze wird zudem der neue ecoDMS Webclient released, der mit einer modernen Oberfläche und verbesserter Usability überzeugt. Zu den neuen Funktionen zählen unter anderem:
- Automatische Vorlagenerkennung
- Massenklassifizierung
- Schnellfilter für vorausgewählte Systemattribute
- Duplikaterkennung
- Flexibler Tabellenfilter
- Wählbare Tabellen- oder Kachelansicht
Der responsive Webclient ermöglicht ein intuitives Arbeiten auf allen Endgeräten und bringt so noch mehr Flexibilität und Effizienz in die digitale Dokumentenverwaltung.
Fazit
Mit ecoDMS erhalten mittelständische Unternehmen eine massgeschneiderte Lösung, die sie sicher durch die digitale Transformation navigiert und fit für die Zukunft macht.
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